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Anche se non è ancora chiaro a molte aziende produttrici, intermediarie o utilizzatrici di merci pericolose, la gestione delle schede dati di sicurezza (che per comodità da qui in avanti abbrevierò con SDS) non è un’attività momentanea, a cui dedicarsi sporadicamente per esigenze contingenti come un’ispezione da parte degli Organi di controllo, una revisione interna, eccetera; al contrario, si tratta di un impegno continuativo che non può essere trascurato in nessun momento.

Mi spiego meglio con un esempio.

Se un’ipotetica azienda ALFA, produttore o distributore di sostanze pericolose e soggette al regolamento REACH, si sentisse in regola e appagata per aver diligentemente e regolarmente provveduto, per ciascuna delle referenze a catalogo, alla redazione o al reperimento della relativa scheda dati di sicurezza, in realtà si troverebbe pesantemente in fallo, e con lei tutti quelli che ancora oggi, più o meno in buona fede, credono che avere un archivio di SDS a norma sia sufficiente per essere in regola con il regolamento REACH.

Infatti, oltre alla completezza dell’archivio delle SDS e alla corretta redazione di ciascuna di esse, ci sono almeno altri tre adempimenti che la normativa impone.

Il primo, al quale occorre dedicarsi praticamente ogni giorno, è la consegna della SDS a ciascun acquirente del prodotto, sostanza o miscela, che deve avvenire contestualmente o anteriormente alla prima fornitura del prodotto. Purtroppo già a questo primo obbligo sono in molti a non adempiere, ritenendo a torto che sia sufficiente rendere disponibili le SDS, per esempio su un sito web, ovvero inviarle su richiesta del cliente. In realtà il regolamento REACH dispone tutt’altro, ponendo in carico al fornitore l’obbligo di consegna della scheda al cliente. Così, l’azienda che non si fa parte attiva di questa fase (e non si assicura di avere mezzi di prova adeguati a dimostrare di averlo fatto) è destinata a soccombere senza alcuna possibilità di difesa in caso di ispezioni o di eventuali processi giudiziari amministrativi, civili o penali, con conseguenze che possono essere anche estremamente gravi.

Il secondo obbligo è relativo all’aggiornamento delle SDS quando ricorrono i casi di cui all’art.31 par.9 del Regolamento REACH; anche in questo caso l’azienda deve organizzarsi per tenere sotto controllo la storia di ciascun prodotto, aggiornarne tempestivamente la SDS e aggiornare contestualmente anche gli archivi dei suoi clienti. Da qui nascono problemi gestionali non da poco per le aziende che non si sono dotate di un sistema sufficientemente automatizzato perché l’osservanza di questa norma implica di:

• Essere a conoscenza delle variazioni intervenute in ogni prodotto
• Avere la cronistoria delle SDS di ciascun prodotto per ciascuna loro fase
• Conoscere e distinguere le scorte di magazzino delle varie formulazioni e i rispettivi movimenti di invio ai clienti
• Gestire l’invio differenziato delle SDS

Tutto questo espone chi non ha un adeguato sistema automatizzato a un carico di lavoro manuale a dir poco pesante, ma soprattutto soggetto a un altissimo rischio di errore umano, da cui possono derivare conseguenze anche estremamente pesanti, come già visto nel caso precedente. In aggiunta il regolamento REACH dispone che tutti i dati utilizzati per la redazione della SDS devono rimanere disponibili per un periodo di almeno 10 anni.

Il terzo obbligo è assai meno noto ma parimenti pericoloso e impone al fornitore, produttore o importatore o distributore che sia, di allegare alla SDS il cosiddetto “scenario espositivo”, quando previsto, per le sostanze registrate secondo il regolamento Reach e consegnarlo al cliente, per di più nella lingua del destinatario.

Dunque la nostra azienda ALFA dovrebbe preoccuparsi anche di redigere o comunque di procurarsi il documento, sovente estremamente complesso e comunemente disponibile solo in lingua inglese, descrittivo di tutti i possibili scenari in cui il prodotto potrebbe essere utilizzato e indicante, per ciascuno di essi, le idonee condizioni operative e le misure di gestione del rischio volte a garantire la sicurezza d’uso (identificato) della sostanza pericolosa. Dunque, se già prima la situazione sembrava complessa, in questo caso si arriva a un livello che rende una gestione manuale assolutamente impossibile.

La soluzione più immediata adottata da alcune aziende per avere la certezza di essere a norma è stata drastica: inviare tutto a tutti. Questo però, se da un lato soddisfa la norma oltre i suoi requisiti cogenti, dall’altro complica doppiamente la vita del cliente. La complica perché se una SDS può essere anche di una ventina di pagine, una documentazione completa sugli scenari può arrivare anche a sfiorare le mille pagine, dove ben pochi operatori riescono a orientarsi mentre quasi tutti seppelliscono questo documento in archivio, salvo pentirsene in caso di guai. Guai che arrivano certamente dopo 12 mesi, ed è la seconda complicazione posta in capo al cliente, perché la norma prevede che se questi non segnala al suo fornitore le difformità del suo ambiente lavorativo dallo scenario previsto nel documento allegato alla SDS, dopo 1 anno egli diventa automaticamente unico responsabile dell’accettazione passiva di uno scenario non aderente alle condizioni operative reali di lavoro. A questo punto il cliente, in qualità di utilizzatore a valle, se non produce una relazione sulla sicurezza chimica per il proprio uso non coperto dal fornitore, si espone a tutte le conseguenze previste dal decreto legislativo n.133/2009, tra cui sanzioni amministrative da 10 a 60mila euro e, in caso di infortuni, all’accusa di negligenza grave nell’ambito della sicurezza sul luogo di lavoro e uso improprio del prodotto, da cui non c’è possibilità alcuna di difesa.

Cosa dovrebbe fare dunque un’azienda?

Come in ogni situazione, alla base di tutto occorre la piena consapevolezza dell’esistenza e dell’entità del problema. Questo significa che in azienda non basta chi sa materialmente compilare le SDS in modo corretto: occorre anche qualcuno con una competenza adeguata e costantemente aggiornata sulla normativa REACH nella sua interezza.

Oltre a questo, l’azienda deve dotarsi di strumenti tecnologici adeguati, che automatizzino le procedure e possano dare prova certa del corretto adempimento delle normative, svincolando l’azienda da ogni possibile rischio di errore umano, quasi certo nel caso di chi si affida a una gestione manuale.

La normativa UE è estremamente avanzata, tanto che anche altri Paesi del mondo l’hanno presa a modello, ma il livello organizzativo medio delle aziende europee deve fare ancora un lungo percorso per raggiungere questi livelli, il che rende la situazione molto critica. Fortunatamente è allo studio a livello europeo una razionalizzazione degli scenari espositivi, che saranno parametrizzati e raccolti in file di formato XML, in modo che -a regime- sia più facile per chi utilizza il prodotto riconoscersi in uno di quegli scenari e -per chi fornisce- estrarre solo lo scenario relativo al proprio cliente e inviarlo in allegato alla SDS.

A questa situazione però si arriverà presumibilmente solo tra qualche anno; nel frattempo, per tutte le aziende della filiera, restano le difficoltà oggettive e -soprattutto- la necessità di affidarsi a partner esperti e affidabili, in grado di aiutarli a prendere coscienza delle criticità e di supportarli nell’evitarle.
Se vuoi, puoi vedere il mio contributo video sull’argomento sul canale youtube di Mercipericolose.

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Dott. Gabriele Scibilia