La legge lo prescrive in modo inderogabile e la ragione è più che comprensibile: il controllo puntuale delle materie prime e del loro impiego nella preparazione dei prodotti sono tra gli elementi alla base del funzionamento di un’azienda ben organizzata e la legge, in linea di principio, fissa per norma quel che le buone prassi  del management già richiederebbero.

Il problema sorge però nel combinato disposto tra la inderogabilità della legge, che non tollera eccezioni o ritardi,  e le complicazioni della pratica quotidiana. In altre parole, il manager responsabile delle SDS di un’azienda monoprodotto, con una sola materia prima, sempre la stessa, proveniente da un unico fornitore, sempre lo stesso anche lui, potrebbe facilmente adempiere al dettato normativo. Il suo lavoro inizierebbe a complicarsi se quella materia prima potesse essere acquistata da due o più fornitori diversi, perché dovrebbe quantomeno accertare, per ogni lotto, l’esatta coincidenza della sostanza nonostante la differenza di fornitore e degli eventuali aggiornamenti delle SDS in caso di sostanziali differenze. Le complicazioni aumentano cartesianamente se –come in effetti avviene nella realtà- i prodotti fossero più di uno, ciascuno formulato con più materie prime, ognuna delle quali potesse essere acquistata da più di un fornitore.
Potremmo andare avanti così a lungo, complicando sempre più la vita al nostro manager a meno che, naturalmente, egli non modifichi progressivamente il suo modo di gestire il crescere della complessità dotandosi degli strumenti professionali, metodologici e operativi che ciascuno di voi, nella sua situazione, dovrebbe parimenti avere.

Per molti di voi infatti è quasi certamente prassi quotidiana il gestire queste complessità e ciascuno di voi avrà nel tempo messo a punto un proprio metodo operativo. Per esempio, potreste aver deciso di stabilire, griglie di pericolosità generale per ciascun prodotto finito, in funzione delle sostanze usate per la sua produzione, della loro origine, delle quantità impiegate, delle altre sostanze con cui entrano in combinazione,  del metodo di lavorazione utilizzato e delle combinazioni chimico/fisiche derivanti dal processo stesso, solo per citare alcune tra le molte variabili possibili. In base a queste griglie potreste aver definito modelli standard di SDS per ciascun prodotto finito, redatte in modo conservativo, da applicare fintanto che gli input di produzione non si discostano da quelli previsti dalla griglia.

Tutto questo in teoria funziona benissimo, ma… ci sono complicanze sempre in agguato che possono intervenire imprevedibilmente, in qualsiasi momento, per cause esogene; per esempio può intervenire una evoluzione della normativa a cambiare le classificazioni individuali delle sostanze; oppure può accadere che alcune materie prime diventino irreperibili o antieconomiche e che debbano essere forzatamente sostituite con sostanze alternative e anche molto diverse; oppure possono cambiare i cicli produttivi e con essi le formulazioni; oppure ancora può accadere che il ritmo con cui l’offerta aziendale si evolve, con nuove sostanze e miscele che prendono continuamente il posto di altri (una situazione piuttosto normale per le aziende che lavorano su commessa e producono su specifiche fornite dal cliente) sia superiore alle capacità dell’azienda stessa di aggiornare le proprie SDS. Insomma, tutto questo può generare più o meno velocemente l’obsolescenza parziale o totale dell’archivio aziendale delle SDS, rendendo di fatto l’azienda inadempiente nei confronti degli obblighi imposti a suo carico dalla normativa.

SDS: principali metodi di gestione
Il modo più intuitivo e immediato per affrontare questo problema è certamente quello di gestire manualmente l’archivio delle singole SDS e il loro abbinamento ai lotti di produzione/vendita ma è sicuramente anche il peggiore, per l’altissimo rischio di errori umani, per i limiti ai carichi operativi (appena la quantità di SDS da trattare supera le possibilità dell’operatore, l’azienda finisce immediatamente fuori norma), per la dipendenza dell’azienda da chi materialmente redige le SDS, con tutte le criticità che ne conseguono in caso di ferie, malattia o cambio di azienda, vuoi infine per l’alto costo unitario di questa gestione.

Una soluzione meno artigianale e più flessibile, a cui molti ricorono nonostante sia pur sempre abbastanza rischiosa, è quella di una gestione delle SDS con un foglio elettronico, tipicamente Excel. In questo caso normalmente si ricreano in Excel le anagrafiche delle materie prime e dei prodotti finiti (una duplicazione del database del gestionale, con tutti i problemi di sincronizzazione che ne conseguono), se ne esplodono le ricette e si collegano alle singole componenti; poi, in funzione delle reciproche interrelazioni e delle quantità relative impiegate, si generano le relative implosioni che riportano ai livelli di pericolosità di ciascuna singola sostanza e alle conseguenti specifiche necessarie per la redazione delle SDS. Ovviamente tutto questo richiede comunque una notevole padronanza di Excel che certamente non è nato per questo scopo, un sistema efficace di backup per evitare che un tasto premuto inavvertitamente cancelli qualcosa, con il rischio di generare errori di cui non si abbia però consapevolezza; pensate per esempio a cosa accadrebbe cancellando inavvertitamente una componente pericolosa da una ricetta: Excel, che non ha meccanismi di controllo, restituirebbe indicazioni per una SDS totalmente inadeguata. Inoltre, Excel non risolve il problema dell’automatizzazione dell’aggancio delle singole SDS ai relativi lotti di produzione, che resta quindi un’attività manuale.

Molto migliore è la scelta di chi decide di gestire le SDS con un software dedicato che, una volta collegato al gestionale in cui risiedono le anagrafiche dei prodotti finiti e delle materie prime, le registrazioni dei singoli lotti di produzione e i movimenti di vendita dei prodotti finiti, può gestire in totale automatismo le esplosioni, le implosioni, i calcoli di pericolosità, la costruzione automatica delle SDS in base ai parametri in suo possesso e l’abbinamento con i singoli lotti di produzione e con i movimenti di vendita, richiedendo l’intervento di un supervisore solo nei casi in cui intervengano variazioni tali da creare situazioni nuove e fuori dai parametri di cui il software dispone. Questo tipo di soluzione libera le aziende  dalla dipendenza dagli operatori, riduce drasticamente i conseguenti rischi di errori umani e le rigidità operative, evita ridondanze di dati, gestisce in modo razionale i backup, e soprattutto adempie al dettato della norma che impone alle aziende di essere “tempestiva” nella gestione delle schede (Regolamento n.1907/2006 (REACH) art.31 (9)“…i fornitori aggiornano la scheda dati di sicurezza tempestivamente…” ).

Questa situazione rappresenta certamente un optimum ma richiede di:

• Scegliere e adottare un software adeguato a gestire le SDS
• Dotarsi di personale capace di gestire il software
• Mantenere il personale professionalmente aggiornato

Sono attività critiche, perché la scelta di un software inadeguato o la sua gestione da parte di personale non perfettamente idoneo si traducono immediatamente in inefficienze e rischi per l’azienda stessa, oltre a causare notevoli costi inutili.
Soccorre in questo caso una scelta similare ma che ha il vantaggio di variabilizzare l’investimento: è infatti possibile gestire le SDS anche in outsourcing, delegando questa attività a professionisti o meglio ancora ad aziende specializzate, che al loro interno abbiano uno staff multidisciplinare di professionisti con skill adeguati e strumenti software allo stato dell’arte. Le aziende che scelgono questa strada evitano di acquistare il software e di dedicare risorse umane ed economiche alla sua gestione, pagando il fornitore esterno soltanto in funzione delle effettive necessità e potendo imputarne il costo direttamente sul prodotto, con grandi vantaggi sia economici generali che di trasparenza della contabilità industriale.

Questa è la soluzione preferita in molti mercati managerialmente evoluti e peraltro è in linea con le soluzioni a cui spesso si ricorre per attività anche molto più vicine al core business come la logistica, la produzione, la fiscalità, l’amministrazione.
Operativamente, l’azienda può pretendere che l’attività dello staff di consulenza avvenga in house, ossia direttamente in azienda, oppure on center, per via telematica, oppure ancora può scegliere una via intermedia, con entrambe le forme di collaborazione. In ogni caso, l’intervento di uno staff organizzato esterno prevede quasi sempre procedure che aumentano moltissimo i livelli di sicurezza. Non solo: l’azienda è anche libera di decidere il livello di delega, che può andare dalla semplice supervisione fino al farsi carico della totalità delle attività operative e delle responsabilità. L’outsourcing ha molti vantaggi: permette di avere immediatamente a disposizione personale professionalmente al top e anche di delegare la propria responsabilità  perché il management aziendale non è più responsabile di eventuali errori nelle SDS; c’è poi un impatto positivo a livello fiscale perché mentre assumere un regulatory manager aumenta i costi fissi in modo consistente (il RAL è di circa 35/45Keuro) il costo delle consulenze è variabile, si spalma su tutta la produzione di prodotti pericolosi, si scarica sul costo unitario del venduto (es. 1 centesimo al kg).  Economicamente parlando, l’investimento occorrente per i servizi di un ente esterno normalmente non arrivano al costo di una risorsa interna di pari livello, e per di più è decrescente nel tempo perché, dopo il primo anno in cui si resettano tutte le SDS, nei periodi successivi si gestiscono solo le modifiche e gli aggiornamenti.

Chiudiamo sorridendo con una menzione speciale per l’ultimo approccio di questa rassegna, quello del “chemmifrega, finché non mi controllano…”, diffuso specialmente nelle aziende meno strutturate e in cui il concetto di responsabilità ancora non è del tutto chiaro. Parimenti è poco chiaro, per chi sceglie questa via, che nei sempre più frequenti casi di un’ispezione Reach, non solo segue una pesante sanzione alla quale non c’è modo di sottrarsi, ma l’azienda deve anche rimettersi in regola nel minor tempo possibile il che, dovendo avvenire in urgenza e non con i tempi fisiologici, diventa un onere estremamente elevato, sicuramente tale da far rimpiangere il non essersi messi in regola sin dall’inizio.

Dott. Gabriele Scibilia