Ci sono molti modi per tentare (il verbo non è scelto a caso) di adempiere all’obbligo di consegna delle SDS ma prima di analizzarli uno a uno devo correre il rischio di perdere qualche lettore con un passaggio preliminare purtroppo ineludibile: l’analisi di ciò che prescrive la normativa. E’ solo in base a questo infatti che potrò mettervi in condizione di capire se e in che misura il modo in cui oggi state gestendo le schede di dati di sicurezza è conforme o meno alla legge e il rischio che incombe su ciascuno di voi e sulle vostre aziende.

Iniziamo dalla cosa più semplice e intuitiva: la legge prescrive che la SDS della sostanza o della miscela pericolosa sia consegnata dal fornitore al cliente, in un percorso da monte a valle. Di questo iter deve esserci prova certa, il che implica il passaggio immediatamente successivo, costituito da una qualche “ricevuta di ritorno”. Dunque, qualsiasi sia il metodo da voi usato, un primo filtro per accertarne la conformità alla normativa vigente è quello di verificare se, di fronte a un ispettore REACH, sareste in condizione di poter dimostrare di aver correttamente eseguito ogni volta entrambi questi passaggi.

Un secondo aspetto, che travalica il fatto che la consegna sia materialmente avvenuta, è il valore legale del mezzo utilizzato per la consegna. Chiarisco con un esempio: se dovessi comunicarvi qualcosa, potrei mandarvi una mail, una lettera, una raccomandata, una PEC. Tutti questi mezzi assolvono egregiamente allo scopo dal punto di vista materiale ma solo gli ultimi due hanno valore legale mentre i primi no. Cosa significa questo? Semplice: che consegnare le SDS con mezzi materialmente idonei a raggiungere questo scopo ma privi di valore legale equivale a non aver adempiuto all’obbligo imposto dalla legge. Con tutte le conseguenze del caso.

Un terzo aspetto è la conservazione (della SDS, della prova della comunicazione e della prova della ricezione) che deve essere effettuata a norma di legge nei tempi e nei modi dati. Anche questo è un criterio importante di selezione per valutare la maggiore o minore bontà del metodo da voi adottato.

Ultimo aspetto legale è quello della lingua; la legge prescrive che ogni SDS sia consegnata nella lingua del destinatario residente in uno dei Paesi dell’Unione Europea. Ergo, il vostro sistema deve essere in condizione di garantirvi di aver consegnato a ciascun cliente la corretta versione di ogni SDS.

E voi, che metodo adottate?

Adesso abbiamo tutti gli strumenti che ci servono per testare i più comuni metodi di consegna delle SDS in funzione della loro capacità di rispondere o meno agli obblighi di legge.

SDS cartacea, via posta ordinaria: È il metodo più antico, ormai abbandonato da tutti o quasi. In effetti questo sistema assicura una perfetta inadempienza alla legge sotto ogni profilo: la posta ordinaria, oltre a essere così lenta da non permettere certamente la prossimità temporale che la legge vorrebbe tra il tragitto della merce e quello della SDS, non è neppure un metodo legalmente valido per la trasmissione documentale, non dà certezza di ricezione, non permette la conservazione della pratica e non assicura la consegna nella lingua del destinatario a causa di eventuali errori umani. Mi pare che non si debba aggiungere altro per invitare chi ancora ricorresse a questo sistema ad aggiornarsi il prima possibile.

Fax: ormai soppiantato dalla posta elettronica quasi in ogni campo, trova nel nostro ambito ancora qualche estimatore poiché è comunque uno strumento legalmente valido per la trasmissione delle SDS. Tuttavia il fax si scontra con due gravi problemi pratici: il primo riguarda il fatto che il numero di quelli che lo possiedono è in calo costante e questo rende sempre più probabili i casi di impossibilità di trasmissione della scheda; inoltre, l’uso del fax non è sufficiente ad assicurare la conformità ai requisiti della lingua e dell’archiviazione a causa degli eventuali errori umani, quindi il suo uso richiede di essere obbligatoriamente accompagnato da altre metodologie e dunque da ulteriori investimenti.

E-mail: il diretto concorrente del fax mostra qui tutti i suoi limiti. Infatti chi sbrigativamente ha pensato di risolvere il problema inviando le SDS via mail si è messo in una situazione critica con le sue stesse mani. La mail infatti rispetta soltanto l’obbligo più appariscente, quello della trasmissione, ma non dà contezza dell’avvenuta ricezione (altrimenti non avrebbero inventato la PEC), non è considerata un mezzo legalmente valido per la trasmissione documentale e di per sé non assicura di soddisfare né la selezione della lingua né i requisiti per l’archiviazione. Insomma, chi sognasse di aver trovato nella mail la panacea dei suoi problemi, in caso di ispezione si risveglierebbe di fronte a una cattiva sorpresa.

Pubblicazione sul web: assai sbrigativa è la soluzione di chi si limita a pubblicare le SDS sul proprio sito, lasciando alla buona volontà del cliente l’onere di scaricare quelle relative ai prodotti acquistati. Sbrigativa, probabilmente anche piuttosto economica, ma sicuramente non conforme al dettato normativo visto che da una mera pubblicazione sul web certamente non può discendere né la prova di una trasmissione mai avvenuta, né la contezza dell’avvenuto scaricamento; un sito aziendale poi non è certo la Gazzetta Ufficiale e dunque una sua pubblicazione non è considerata mezzo legale di trasmissione documentale. Insomma, pubblicare le SDS sul sito equivale a essere totalmente inadempienti rispetto alla norma sulla loro trasmissione.

Invio periodico di SDS su supporti magneto/ottici: Capita spesso che, magari sotto un’ispezione incombente, l’azienda bonifichi in un’unica soluzione tutta la situazione delle sue SDS e immediatamente dopo provveda a sanare anche lo stato dei suoi clienti inviando a tutti tutte le schede su supporto informatico di qualche tipo come un CD o un DVD. Apparentemente può sembrare una soluzione valida ma in realtà è soggetta a una obsolescenza pressoché immediata e peraltro è conforme soltanto all’obbligo del primo invio, mentre di per sé non offre garanzie di rispettare tutto il resto delle prescrizioni; manca infatti la prova della ricezione (a meno di non usare costosi mezzi di invio legalmente validi come le spedizioni raccomandate), non dà alcuna garanzia quanto alla selezione della lingua, eccetera eccetera. Insomma, è un rimedio a cui manca ben poco per essere peggiore del male.

Piattaforma di sharing: Spostandoci su soluzioni progressivamente sempre più tecnologiche, qualche azienda ha adottato una piattaforma di sharing per dare ai clienti l’accesso al database delle SDS; è sicuramente una soluzione più evoluta del sito web, che comportava anche una duplicazione dell’archivio SDS, di cui in questo caso non v’è più bisogno; è anche una soluzione che permette facilmente di rispettare il requisito sull’archiviazione ordinata delle SDS e del loro traffico ma… poiché lascia ai clienti l’iniziativa del collegamento, non ha un metodo valido di certificazione dello scarico e non assicura la consegna nella lingua del destinatario, è destinata anch’essa a naufragare, in caso di ispezione REACH,  di fronte al dettato della legge.

QR tracciante: Alcune delle problematiche di cui sopra possono essere ridotte con l’uso di un QR tracciante che, riportato in etichetta sulla confezione della merce pericolosa, permetta il collegamento con il database del fornitore e lo scarico della relativa SDS. Tuttavia questo risolve solo parzialmente le problematiche; per esempio lascia l’attività di scarico delle SDS all’iniziativa dei clienti, non traccia il traffico, non è considerato un mezzo legalmente valido per la trasmissione dei documenti. Ce n’è quindi d’avanzo per sanzioni memorabili, purtroppo.

Software dedicati: Se le soluzioni empiriche e i metodi “fai da te” non reggono alla prova dei fatti, esistono però alcuni software specifici e dedicati che risolvono brillantemente il problema. Prendiamo ad esempio uno di questi, il Liburna SDS che ho progettato personalmente. Questo, agganciandosi al gestionale, provvede in autonomia all’invio mirato delle singole SDS ai soli acquirenti delle sostanze o miscele pericolose; un sistema di marcatura temporale legalmente riconosciuto e simile a quello delle PEC assicura il rispetto del feedback richiesto dalla legge; il collegamento diretto con il gestionale aziendale e il database delle SDS assicura l’invio delle stesse SDS nelle lingue definite in anagrafica clienti e la perfetta sincronia dell’archiviazione storica di ogni movimento; tutto questo impedisce infine che dall’azienda esca anche un solo prodotto privo della sua SDS e mette in totale sicurezza l’azienda che ha adottato la soluzione Liburna SDS e tutta la sua filiera.

Insomma, allo stato attuale l’unico modo per essere in regola con gli obblighi sulle SDS consiste, a mio avviso, nell’adozione di un software che risponda ai requisiti di tipo regolatorio (fornitura attiva della SDS secondo il disposto dell’art.31 del Regolamento REACH) e di tipo legale (evidenza oggettiva/prova dell’avvenuta ricezione della SDS).

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Dott. Gabriele Scibilia