Nei precedenti articoli abbiamo visto i principali metodi di gestione e invio delle SDS, analizzandone pregi e difetti soprattutto in riferimento alla normativa vigente e al conseguente rischio di sanzioni a cui ci si espone adottando l’uno o l’altro sistema. Oggi invece analizzeremo la gestione delle SDS dal punto di vista dei vantaggi, delle sinergie e delle opportunità di marketing e commerciali che può consentire di cogliere, sottoponendo di nuovo a stress test i possibili metodi per la loro gestione e consegna.

Gestione manuale, invio per posta ordinaria delle SDS in forma cartacea.
Apparentemente l’idea di gestire le SDS in modo fisico, tipicamente stampandole su supporto cartaceo, e poi confezionarle in un plico da consegnare regolarmente ai clienti potrebbe sembrare un buon modo per intrattenere con loro relazioni dirette e a misura d’uomo ma nella realtà quotidiana è difficile trovare un metodo più inefficiente di questo. Innanzitutto, gestione manuale è sinonimo di errori, dalle conseguenze imprevedibili e soprattutto di entità assolutamente aleatoria. Purtroppo, se al verificarsi di un problema le conseguenze fossero particolarmente gravi e si accertasse che queste dipendono da una malaccorta gestione delle SDS, la stessa sopravvivenza aziendale sarebbe messa a rischio dall’entità delle sanzioni amministrative, civili e talvolta anche penali. Già questo dovrebbe bastare a sconsigliare un tale metodo ma se così non fosse si può anche proseguire ragionando sul fatto che una gestione delle SDS in formato cartaceo rende estremamente complesso il tener traccia delle attività di spedizione e consegna; non solo: gli effetti di questa attività si esplicherebbero solo tra due anelli della supply chain rendendo estremamente problematica la prosecuzione del percorso della SDS lungo tutta la filiera. In altre parole, un distributore che ricevesse SDS solo in formato cartaceo da tutti i suoi fornitori e dovesse rilanciarle a tutti i suoi clienti finirebbe sommerso dalla carta. Un po’ anacronistico, non vi pare?

Fax
Le problematicità appena esposte restano praticamente analoghe anche nel caso di una gestione delle SDS tramite fax. Tralasciando il fatto che il fax è sempre meno usato e quindi sempre meno presente nelle aziende, chi per un malinteso senso del risparmio volesse usare ancora questo antiquato strumento dovrebbe comunque accompagnarlo con altre metodologie sia per ovviare al caso in cui i clienti non abbiano il fax, sia per gestire le attività di redazione, conservazione e tracciatura. Ci sarebbero quindi investimenti da sostenere comunque, per un sistema che in ogni caso non risolverebbe le tante criticità mentre persisterebbero i problemi più gravi, come l’estrema onerosità della gestione in termini di manodopera, la sua lentezza e la dipendenza da singoli operatori, la cui eventuale assenza, anche solo temporanea, potrebbe bloccare o comunque danneggiare gravemente l’intero processo. Per non parlare poi di esigenze oggigiorno sempre più diffuse, come la consultazione delle SDS in qualsiasi luogo e momento, che con questo sistema sarebbero totalmente disattese, con buona pace di chi dice che il cliente è sempre al centro…

E-mail
Qualcuno potrebbe pensare di essere al top se adotta una gestione delle SDS via e-mail. In realtà la sua situazione è solo leggermente migliore dei casi precedenti. Una gestione digitale infatti abbatte parte dei tempi necessari e facilita la trasmissione documentale lungo la supply chain ma resta comunque pur sempre una modalità che richiede una notevole manualità e mantiene inalterati tutti i rischi di errori umani che la flessibilità della mail rischia persino di ingigantire. Chi di voi non ha mai commesso un errore nell’invio di una mail? Ebbene, pensate alle conseguenze che potrebbero derivare da errori nell’allegare le SDS o da invii a liste di destinatari non corrette e rabbrividite con noi...

Pubblicazione sul web
Limitarsi invece a pubblicare le SDS sul web ricorda molto la politica dello struzzo, che risolve i suoi problemi ignorandoli. Certamente è una scelta che richiede una fatica minima e tacita facilmente le coscienze più propense all’autoassolversi ma in realtà, al di là dell’assoluta inutilità rispetto agli obblighi legali, l’efficacia economica e commerciale della pubblicazione sul web è molto limitata. La trasmissione delle informazioni lungo tutta la filiera non è affatto assicurata, i risparmi che consente di cogliere sono abbastanza risibili rispetto ad altre soluzioni ben più efficaci e il contatto sui dispositivi mobili (vitale per chi maneggia merci pericolose in ambienti outdoor) funziona solo nella misura in cui il sito è responsive e adeguatamente intuitivo. Questo sistema inoltre lascia alla proattività dei clienti molte attività che la legge e il buon senso pongono invece in capo al venditore, come la selezione della lingua o la scelta corretta della documentazione. Si pensi infatti alle difficoltà, ai dubbi e perfino alle angosce che una gestione del genere può provocare nel cliente che in una situazione d’emergenza è chiamato a decidere quale scheda di sicurezza scaricare tra le mille che trova sul sito del fornitore. Insomma, è una soluzione in cui la possibilità di errore è dietro ogni angolo e che –ad onta della tecnologia web impiegata- ha relativamente poche possibilità di essere usata come strumento propositivo di marketing.

Invio periodico di SDS su supporti magneto/ottici
Peggio ancora, dal punto di vista del marketing e della customer satisfaction, fa chi sceglie di bonificare periodicamente la sua situazione inviando tutte le proprie schede su supporti ormai alla soglia dell’obsolescenza come CD o DVD. Al di là del fatto che nell’epoca del cloud i computer dotati di lettore DVD saranno sempre meno, va considerato anche il fatto che sono scomodi, possono danneggiarsi durante il trasporto, richiedono di essere scaricati occupando spazio su disco, a volte sono anche difficilmente navigabili, e permettono a ciascuno di copiarvi le SDS secondo standard propri. Provate allora per un attimo a mettervi nei panni di un cliente che, avendo acquistato una decina di prodotti da altrettanti fornitori diversi, si trovasse a ricevere altrettanti dischi, ciascuno contenente le SDS dell’intera offerta di ciascun fornitore, registrati in modo diverso l’uno dall’altro, con i file organizzati e classificati in modo diverso, e magari anche con formati file diversi tra loro. La Babele in cui si troverebbe indurrebbe qualsiasi responsabile interno della sicurezza a odiare visceralmente ogni fornitore che contribuisse a metterlo in questa situazione. E avrebbe una voglia matta di sostituirlo con chi gli offrisse la possibilità di una gestione appena più comoda...

…to be continued… nella Newletter di Marzo

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Dott. Gabriele Scibilia