I numerosi obblighi derivanti dall’applicazione del Regolamento 1907/2006 (REACH) e del Regolamento 1272/2008 (CLP) si concretizzano in una lunga serie informazioni che l’impresa deve comunicare ad ECHA, a monte e a valle della catena di approvvigionamento e ai propri lavoratori.

In pratica l’impresa deve comunicare le informazioni per gestire le quattro interfacce seguenti:
ECHA: inquiry, dossier di registrazione, notifica della classificazione/etichettatura delle sostanze, notifica di uso diverso dagli usi identificati, ecc.
Fornitori: comunicazioni concernenti schede dati di sicurezza non conformi, scenari espositivi, usi non coperti, SVHC in articoli, ecc.
Destinatari/Clienti: schede dati di sicurezza, scenari espositivi, SVHC in articoli per gli utilizzatori professionali/industriali e i distributori, SVHC in articoli per i consumatori che fanno esplicita richiesta secondo l’art. 33 (2).
Lavoratori: schede dati di sicurezza per sostanze e miscele pericolose utilizzate.

Considerato che la quantità di informazioni da gestire, catalogare ed archiviare è rilevante anche in una PMI di ridotte dimensioni è necessario stabilire le modalità di conservazione di tali informazioni secondo quanto disposto dai regolamenti vigenti:

REACH - Articolo 36 - Obbligo di conservare le informazioni
1. Ciascun fabbricante, importatore, utilizzatore a valle e distributore riunisce tutte le informazioni di cui necessita per assolvere gli obblighi che gli impone il presente regolamento e ne assicura la disponibilità per un periodo di almeno dieci anni dopo che ha fabbricato, importato, fornito o utilizzato per l'ultima volta la sostanza o la miscela.
Su richiesta il fabbricante, importatore, utilizzatore a valle o distributore trasmette tali informazioni alle autorità competenti dello Stato membro in cui è stabilito o all'Agenzia, o le mette immediatamente a loro disposizione, fatti salvi i titoli II e VI.

CLP - Articolo 49 - Obbligo di conservare le informazioni e richieste di informazioni
1. I fornitori raccolgono tutte le informazioni di cui si avvalgono ai fini della classificazione e dell'etichettatura a norma del presente regolamento e ne assicurano la disponibilità per un periodo di almeno dieci anni a decorrere dalla data in cui hanno per l'ultima volta fornito la sostanza o la miscela.
I fornitori conservano tali informazioni unitamente alle informazioni prescritte dall'articolo 36 del regolamento (CE) n. 1907/2006.

È pacifico che la conservazione delle informazioni sotto forma di documento elettronico è assolutamente preferibile alla documentazione in formato cartaceo, comprese le revisioni delle informazioni concernenti sostanze, miscele ed articoli.
Per quanto sopraindicato le informazioni devono essere rese disponibili per la durata di almeno dieci anni all’Autorità Competente nonché agli eventuali interessati nel caso di contenziosi fra l’impresa ed una terza parte.

Il back up dei dati elettronici “conservati” è indispensabile pertanto si rende necessario coinvolgere un esperto informatico per la modalità di informatizzazione e di disponibilità dei documenti (rete aziendale, portale web, ecc.) per il personale dell’impresa, per i clienti, le autorità competenti, gli organi di vigilanza locale, ecc. nonché per la messa a punto di un’eventuale “disaster recovery” nel caso di eventi imponderabili che distruggano i dati nel/nei server utilizzati allo scopo.

Dott. Gabriele Scibilia