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Per tutte le sostanze pre-registrate (quelle cioè phase-in), la condivisione dei dati avviene all'interno dei SIEF, ossia i "forum per lo scambio delle informazioni sulle sostanze", senza prevedere quindi un ruolo attivo da parte dell'ECHA. Per tutte le sostanze invece "non phase-in" e per quelle che non sono state pre-registrate scatta per le aziende l'obbligo di indagare sulla disponibilità di dati, che si traduce, nei termini pratici, in una richiesta di inquiry. In questo secondo caso l'ECHA ha un ruolo attivo nel mettere i dichiaranti e i potenziali dichiaranti della stessa sostanza a contatto tra di loro. Naturalmente, per poter adempiere a questo suo obbligo, l'ECHA deve avere la certezza dell'identità della sostanza, pertanto ogni dossier di inquiry passa attraverso un processo di valutazione, attraverso il quale si stima se le informazioni fornite sono sufficienti e coerenti per poter identificare senza alcun dubbio la sostanza. Il passo successivo, dopo l'identificazione della sostanza, è verificare se vi sono precedenti registranti per quella sostanza.

Se l'ECHA non è in grado, in base ai dati forniti, di definire con certezza la sostanza, il potenziale dichiarante è informato delle eventuali mancanze ed invitato, attraverso una comunicazione inviata tramite REACH-IT, a presentare un nuovo dossier di inquiry. Recentemente l'ECHA ha presentato i primi dati relativi a questa sua attività. Dall'entrata in vigore del regolamento REACH sono state presentate quasi 5000 richieste di inquiry, in numero più o meno stabile durante i primi due anni, per aumentare considerevolmente in quelli successivi. Delle indagini presentate fino ad oggi il 45% ha avuto successo, mentre il restante 55% è stato considerato non valutabile, a causa di informazioni mancanti o incoerenti. La qualità dei dossier di inquiry è stata piuttosto variabile negli anni, mostrando un certo peggioramento nella fase di massima presentazione di richieste, avvenuta verso la fine del 2010. Le aziende hanno ricevuto di conseguenza una risposta alla loro richiesta in tempi piuttosto variabili, compatibilmente con il carico di lavoro di ECHA. Anche se il testo di legge non specifica un termine per rispondere alla domanda, l'Agenzia si è posta un obiettivo interno di 20 giorni lavorativi; i tempi sono stati rispettati solo per alcuni mesi, perché verso la fine del 2010, a causa dell'elevato numero di domande ricevute e, secondo ECHA, della loro scarsa qualità, i tempi si sono allungati a volte anche di alcune settimane. Al fine di migliorare la situazione, l'ECHA ha avviato nel 2011 alcuni progetti per migliorare l'efficienza del processo e ridurre i tempi di lavorazione. In primo luogo è stata semplificata la procedura interna di verifica ed è stato aumentato il personale dell'unità di valutazione. In secondo luogo, al fine di migliorare la qualità dei fascicoli, è stato lanciato un nuovo plug-in di IUCLID 5, specifico per permettere ai potenziali dichiaranti di verificare i dossier di inquiry prima della loro presentazione. L'ECHA ha inoltre pubblicato nel suo sito una versione aggiornata delle FAQ, arricchendola con una sezione relativa all'identificazione delle sostanze.

In generale devono essere presentati una serie di dati analitici, comprendenti una descrizione chiara e concisa delle analisi quali-quantitative che sono state effettuate. E' importante che le informazioni inserite nel dossier possano essere interpretate da chiunque, anche da chi non possiede una conoscenza di quello specifico settore industriale o processo produttivo. Per questo motivo è auspicabile il non utilizzo di abbreviazioni proprie dell'industria, nomi commerciali o gergo di uso non comune. L'ECHA ha infine osservato che alcune aziende sono a volte riluttanti, per motivi di riservatezza, nel fornire alcune informazioni. L'agenzia ci tiene a sottolineare il fatto che le uniche informazioni che sono rese disponibili a terzi sono solo il nome della sostanza, quello dell'azienda che ha presentato la richiesta ed infine l'elenco dei dati richiesti dal potenziale dichiarante.

Dott. Gianluca Stocco

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